Peran Protokol dalam Kegiatan, Ternyata Penting!

Dalam UURI No. 9 tahun 2020, Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi tata tempat, tata upacara, dan tata pengormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan atau kedudukannya dalam negara, pemerintah, atau masyarakat.

Peran Protokol bisa dikatakan sebagai tonggak keberhasilan suatu acara yang akan dilaksanakan. Perannya  sangat dibutuhkan dalam acara penting atau formal yang akan diselenggarakan setiap lembaga, instansi ataupun pemerintahan.  Di samping itu, protokoler juga bagian yang melekat dari aktivitas institusi dan turut mewarnai budaya kerja terutama bagi petugas protokoler, yang sangat dekat perannya dalam mendukung tugas kepemimpinan, baik lokal maupun nasional

Peran protokol bukan sekedar penerima tamu yang mengatur atau mempersilahkan tamu duduk atau penyambutan tamu saja. Namun, Selain menjadi koordinator kegiatan,  seorang protokol harus dapat menjalin komunikasi dengan beberapa pihak terkait, juga harus bertindak sebagai mediator bahkan harus mampu bersikap dengan baik dan tentunya harus berkordinasi dengan semua pihak yang terlibat. Sehingga dalam hal ini peran protokol akan menciptakan tata pergaulan yang mendekatkan satu sama lain dan dapat diterima oleh semua pihak, terciptanya upacara yang khidmat, megah, dan agung, serta terciptanya ketertiban dan rasa aman dalam menjalankan tugas.

Peraturan Keprotokolan setiap lembaga atau institusi berbeda-beda, aturan yang berlaku dibuat sesuai keadaan dan kepentingan yang dibutuhkan dalam lembaga atau institusi tersebut. Namun tetap peran protokoler sangatlah penting demi berjalannya acara sesuai dengan rencana terlebih ketika mengundang tamu-tamu penting dengan berbagai jabatan yang dimiliki. 

Dalam Rofik, Saat di temui FaktaBMR.com, Sabtu (17/08/2019). Kasubag Protokol Kotamobagu, Novarita Damopolii, SE, mengatakan “Suatu Event kegiatan berjalan baik dan benar akan sangat tergantung pada protokoler, untuk itu kami juga selalu menjaga kekompakan tim,” 

Menurutnya, jika tidak dikonsep dengan baik maka bisa mengakibatkan sebuah acara menjadi tidak baik dan bisa juga akan amburadul, untuk itu antar tim juga saling menjaga sinergitas dan kekompakan serta disiplin dan penuh tanggung jawab.

“Ada banyak hal yang tidak terduga dapat terjadi saat acara berlangsung, butuh kecekatan, naluri antisipatif dan spontanitas yang tinggi untuk mengatasi keadaan, ketelitian dan kecermatan karena itu juga sangat penting,” ungkapnya.

Dalam Redaksi Pelita yang ditulis Alwi, Kepala Bagian Humas dan Badan Kerjasama Industri Politeknik Negeri Lhokseumawe, Muhammad Hatta mengatakan Protokol itu merupakan asset strategis dan sebagai penasehat ahli bagi pimpinan lembaga atau instansi dalam hal mengatur dan mengarahkan kegiatan termasuk apa yang diinginkan oleh pimpinan suatu lembaga atau instansi. Selain itu, dalam kegiatan tersebut juga dipaparkan dalam penyelenggaraan kegiatan, protokol dapat mencermati hal-hal yang terikat dengan aturan atau ketentuan yang mempersyaratkannya.

Aktivitas atau kegiatan protokoler meliputi lima hal yaitu, Tata ruang, Tata upacara, Tata Tempat, Tata Busana, danTata Warkat. penjelasannya:

Pertama, Tata ruang adalah pengatur ruang atau tempat yang akan dipergunakan sebagai tempat aktivitas.  Ruang harus dipersiapkan sesuai dengan ketentuan, tergantung dari jenis aktivitas. Tata ruang terdiri dari perangkat keras dan lunak. Perangkat keras, adalah berbagai macam perlengkapan yang diperlukan untuk maksud suatu kegiatan berupa meja, kursi/sofa, sound system/ public address, dekorasi, permadani, bendera, taman dan lain sebagainya. Sedangkan Perangkat lunak, antara lain personil yang terlibat dalam rangka pelaksanaan suatu kegiatan seperti, penerima tamu, pemandu acara, petugas keamanan, petugas konsumsi dan sebagainya.

Kedua, Tata Upacara adalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaimana suatu acara harus disusun sesuai dengan jenis aktivitasnya.  Untuk keperluan itu harus diperhatikan:  jenis kegiatan;bahasa pengantar yang dipergunakan; dan materi aktivitas. Supaya direncanakan siapa yang akan terlibat dalam kegiatan upacara, personil penyelenggara dan alat penunjang lain maka kesediaan mereka yang menyambut, jauh sebelumnya sudah dihubungi.  Untuk kelancaran suatu "upacara" diperlukan seorang "stage manajer" yang bertugas menjadi penghubung antara pembawa acara dan pelaksana upacara.

Dalam Alwi, Kabag Peraturan Perundang-Undangan Biro Hukum dan Organisasi Kemenristekdikti, Syamsul Hadi mengatakan,“Tata upacara terdiri atas upacara bendera dan upacara bukan upacara bendera. Upacara bendera, yang diselenggarakan di PTN dan Kopertis dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh Kementerian,” “Sedangkan upacara bukan upacara bendera, diantaranya pelantikan pejabat dan serah terima jabatan di lingungan Kementerian serta upacara akademik di PTN yang meliputi penerimaan mahasiswa baru, wisuda, dies natalis, pengukuhan guru besar, pemberian gelar doctor kehormatan, dan upacara akademik lainnya yang ditetapkan oleh pimpinan PTN.”

Ketiga, Tata Tempat (Preseance), Kata preseance berasal dari bahasa Perancis atau dalam bahasa Inggris precende yang artinya urutan. Maksudnya disini adalah urutan berdasarkan prioritas, atau siapa yang lebih dulu. Secara keseluruhan, dapat diartikan preseance adalah ketentuan atau norma yang berlaku dalam hal tata duduk para pejabat, yang biasanya didasarkan atas kedudukan ketatanegaraan dari pejabat yang bersangkutan, kedudukan administratif/struktural dan kedudukan sosial. Tata urutan tempat duduk di Indonesia diatur dengan Keputusan Presiden nomor 265 tahun 1968.

Keempat, Tata busana adalah pakaian yang harus dikenakan pada suatu aktivitas protokoler, baik oleh para pejabat undangan ataupun pelaksana kegiatan.Tata busana harus ditentukan atau dicantumkan pada surat undangan yang dikirimkan baik formal maupun informal. seperti Pakaian Sipil Lengkap (PSL), , Pakaian Dinas Harian (PDH), Pakaian Nasional atau pakaian resmi organisasi (Dharma Wanita, Korpri), Toga (Untuk Perguruan Tinggi/lnstitut) dan lain-lain,

Kelima, Tata Warkat adalah pengaturan mengenai undangan yang akan dikirim untuk suatu kegiatan. Hal yang perlu diperhatikan ialah: daftar nama tamu, jumlah undangan, bentuk/format undangan, penulisan nama orang di undangan dengan memperhatikan gelar dan jabatannya, penjelasan peruntukkan undangan (apakah beserta suami/istri atau sendiri), kode undangan, dicantumkan ketentuan pakaian yang akan dikenakan, menentukan batas waktu penerimaan tamu, catatan dalam undangan agar memberitahukan kehadirannya atau ketidak hadirannya (RSVP yang merupakan singkatan: Respondez s’il vous plaiz), Undangan dikirim dalam waktu relatif tidak terlalu lama dengan waktu pelaksanaan kegiatan (seminggu sebelumnya hendaknya sudah terkirim).

Referensi:

Divisi 4 KPM Unpad. 2020. ”Pentingnya Peran dan Fungsi Protokol dalam suatu Kegiatan.” Diakses di https://kpm.unpad.ac.id/pentingnya-peran-dan-fungsi-protokol-dalam-suatu-kegiatan/ pada 26 November 2020.

Rofik, Ainur. 2019. “Protokoler Peran Penting Setiap Kegiatan.” Diakses di https://faktabmr.com/berita-utama/protokoler-peran-penting-setiap-kegiatan/ pada 26 November 2020.

Alwi. 2017. “Protokoler Miliki Peran Penting dalam Kegiatan.” Diakses di https://pelita8.com/protokoler-miliki-peran-penting-dalam-kegiatan/ pada 26 November 2020.

Bagian Protokol Dan Komunikasi Pimpinan (Kab.Buleleng).  2019.  “Memahami Ruang Lingkup Keprotokolan.” Diakses di https://www.bulelengkab.go.id/detail/artikel/memahami-ruang-lingkup-keprotokolan-67 pada 26 November 2020.

Dewi, Rahma. 2019. “ Asas, Tujuan, Peranan dan Tugas Bagian Humas & Keprotokolan serta Fungsi Protokol.” Diakses di https://rahmadewischool1012.blogspot.com/2019/04/asas-tujuan-protokol-dan-peranan-serta.html pada 26 November 2020.

YUK LIHAT PERBEDAAN PROTOKOL, PROTOKOLER, DAN KEPROTOKOLAN DENGAN LEBIH JELAS! :)

 (Kadang kita galau karena bertanya-bertanya apa perbedaan kata ini dan itu dan yang itu lagi dan sebagainya.. namun tak kunjung dapat jawabnya...

mau nyebut sinonim tapi beda di KBBI...tapi persoalannya nggak tahu apa bedanya dengan jelas...

jadi kalau ditanya bingung atau paling gampang bilang “beda istilah” atau “beda tulisan”...iya kan? hayyo ngaku...gapapa berarti kita sama:) 

Yuk dah kita bahas bersama-sama aja... mungkin akan dapat pencerahan nantinya...tapi kita bahas dengan bahasa Indonesia yang resmi ya ...)

PROTOKOL

Protokol secara bahasa memiliki beberapa arti, di KBBI yaitu:

1. n Surat-surat remi yang memuat hasil perundingan (persetujuan dan sebagainya).

2. n Peraturan upacara di istana kepala negara atau berkenaan dengan penyambutan tamu-tamu negara dan sebagaianya.

3. n Tata cara (upacara dan sebagainya) yang secara internasional berlaku dalam hubungan diplomatik

4. n cak Orang yang bertugas mengatur jalannya upacara. 

5. n cak Aturan yang mengatur peraturan pesan dalam jejaring komunikasi atau antara dua atau lebih piranti.

“n” artinya nomina (kata benda) dan “cak” artinya cakapan (yang dipercakapkan). Jika melihat dari pengertian-pengertian diatas protokol lebih banyak “n” atau merupakan kata benda (artinya bukan menunjuk orang) namun untuk sebagian yang dipercakapkan sehari-hari, protokol berarti orang yang mengatur. Namun terlepas dari hal tersebut kita bisa menemukan satu kata kunci yaitu “Aturan.”

Jika kita melihat UURI No. 8 Tahun 1987 tentang Protokol. Pada BAB 1 pasal 1 maksud protokol adalah serangkaian aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan mengenai tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan sehubungan dengan penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau masyarakat.

Undang-undang tersebut pada saat ini sudah tidak lagi dipakai karena dianggap sudah tidak sesuai dengan perkembangan sistem ketetanegaraan sehingga diperlukan undang-undang baru untuk penyempurnaan maka lahirlah :

UURI No. 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan. Pada BAB 1 pasal 1 maksud Keprotokolan  adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan sebagai bentuk  penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau masyarakat.

Jika kita perhatikan ada penggantian  kata dari UURI yang pertama dan yang kedua yaitu kata “Protokol” diubah menjadi  “Keprotokolan.” Maksudnya-pun berbeda, ketika menggunakan kata protokol pada UURI pertama artinya “serangkaian aturan” tetapi ketika menggunakan kata “keprotokolan” pada UURI yang baru artinya “serangkaian kegiatan.” Dari hal tersebut  menambah jelas bahwa arti protokol adalah “Aturan.”

(Lanjut ke keprotokolan dulu ya.. mumpung udah disinggung diatas...)

KEPROTOKOLAN

Jika melihat kembali UURI No. 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan seperti telah disebutkan sebelumnya. (kita tulis lagi aja ya..) Pada BAB 1 pasal 1 maksud Keprotokolan  adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan sebagai bentuk  penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau masyarakat. Disini arti keprotokolan menunjuk pada “kegiatan.” 

Kegiatan itu dalam KBBI yaitu: n aktivitas; usaha; pekerjaan; n kekuatan atau ketangkasan (dalam berusaha); kegairahan. dari hal ini dapat diartikan keprotokolan merupakan aktivitasnya. Namun mari kita lihat dulu keprotokolan secara bahasa.

Secara bahasa dalam KBBI Keprotokolan yaitu: n Perihal protokol. contoh keprotokolan presiden. Untuk tahu jelas mari kita lihat dulu arti kata perihal dalam KBBI yaitu: n Keadaan; n hal; Peristiwa; kejadian; n. tentang mengenai.

Dari hal diatas dan dikaitkan dengan pengertian sebelumnya kita bisa artikan keprotokolan adalah hal mengenai protokol dan yang menjadi “hal” disini yaitu “kegiatan.”

Jika ke-protokol-an diartikan dengan melihat imbuhan ke-an, terlebih dahulu kita harus ketahui fungsi imbuhan ke-an dan maknanya. 

Fungsinya yaitu:

1. Membentuk nomina atau kata benda (contoh pada kata kerja : kepergian, pada kata sifat : keberanian, pada kata benda : kerakyatan).

2. Membentuk Adjektiva kata sifat (jika diikuti kata ulang, contoh : keibu-ibuan)

3. Membentuk kata kerja tak transitif (atau disebut intransitif artinya kata kerja tak butuh objek. contoh : kelaparan)

Maknanya yaitu:

1. Menyatakan tempat (contoh : kerajaan)

2. Perbuatan yang tidak disengaja (contoh : kejatuhan)

3. Bermakna terlalu (contoh : kebesaran)

4. Bermakna menyerupai (contoh :  kehijau-hijauan)

5. Bermakna dalam keadaan (contoh : kemiskinan)

6. Keadaan yang berhubungan dengan (contoh : kebersihan)

7. Bermakna kumpulan (contoh : kepulauan)

Kemudian keprotokolan masuk yang mana? jika melihat pada fungsi ke-an maka keprotokolan masuk pada yang membentuk kata benda karena nyatanya dalam KBBI keprotokolan ditandai dengan “n” atau nomina. Kemudian jika kita melihat pada maknanya maka kita bisa memasukkan pada no.6 yaitu keadaan yang berhubungan dengan, karena inilah yang lebih sesuai. 

(Ayok dah lanjut ke protokoler...)

PROTOKOLER

Secara bahasa dalam KKBI yaitu: a berhubungan (berkaitan) dengan protokol: bersifat keprotokolan

Maksud “a” adalah adjektiva atau kata sifat. Fungsi adjektiva adalah menggambarkan, membatasi kata ganti atau kata benda yang masih general.

Mari kita perhatikan lagi arti protokoler secara bahasa. Disitu ada kata protokol dan ada pula kata keprotokolan. Berkaitan dengan protokol dan bersifat keprotokolan. kalau berkaitan dengan protokol tentu jelas karena keprotokolan juga berkaitan dengan protokol. Dan bersifat keprotokolan, apakah keprotokolan adalah kata sifat? karena di KBBI bukan kata sifat melainkan kata benda (aduh bingung dah..). Keprotokolan memang bukan kata sifat namun protokoler lah yang merupakan kata sifat mungkin maksudnya protokoler itu sifat yang sesuai dengan keprotokolan.  Berarti dalam hal ini bisa kita artikan protokoler sebagai “sifat.”

Jika dalam bahasa inggris penambahan -er diakhir kata untuk kata kerja berarti menunjukkan pelaku, untuk kata sifat menunjukkan “lebih” atau juga “makin (semakin).” Tetapi protokol bukanlah kata kerja ataupun kata sifat maka tidak bisa diartikan mengikuti kaidah bahasa inggris tersebut. 

Namun dalam suatu acara, Protokoler adalah sebagai pelaku atau orang walaupun kata “protokol” bukanlah “kata kerja.” Protokoler dalam konteks ini adalah orang-orang yang bertugas mengatur keseluruhan acara baik tata tempat, tata acara dll. Walaupun kadang juga protokoler dalam hal ini juga disebut protokol dan keprotokolan seperti dalam contoh : petugas protokol, petugas protokoler dan petugas keprotokolan (yang dimaksud sama yakni orang yang mengatur atau mengurus acara/ panitia) karena memang protokol, protokoler, dan keprotokolan jika diterjemahkan kedalam bahasa inggris adalah sama yaitu “Protocol.” jadi untuk makna atau maksudnya mengikuti atau sesuai kalimat.

KESIMPULAN

Berdasarkan pembahasan diatas dapat disimpulkan bahwa Protokol adalah Aturan, Protokoler adalah sifatnya, dan Keprotokolan adalah kegiatannya. 

Walaupun ketiganya bisa bermakna sama yaitu sebagai yang mengatur acara, dan ketiganya juga bisa ditempatkan pada paragaraf yang sama.  Berikut cuplikan paragraf pertama dalam bagian kesimpulan dari jurnal (lihat Alamianti di daftar pustaka)

“....seseorang yang memandu acara dapat dikatakan sebagai komunikator atau public speaking seperti MC dan protokol dalam keprotokolan. Petugas protokoler yang baik harus memahami bagaimana berkomunikasi dengan audiens, memastikan semua komponen pendukung berjalan dengan baik. Pelaksanaan MC dan keprotokolan pada mahasiswa dilakukan dengan ceramah, tanya jawab, dan simulasi....”

Dari paragraf diatas Protokol dan Protokoler adalah orangnya, sedangkan keprotokolan adalah kegiatannya.

Jadi makna ketiga kata tersebut yaitu protokol, protokoler, dan keprotokolan tergantung pada pemakaiannya dalam kalimat.

(sekian dulu ya kawan..semoga bermanfaat..:))

DAFTAR PUSTAKA

Alamianti, Din dkk. 2019. “Pelaksanaan MC dan Keprotokolan Dalam Mengembangkan Kemampuan Berkomunikasi” dalam Jurnal Dialektika : 89-94. Diakses pada http://journal.unla.ac.id/index.php/dialektika/article/view/497/411 tanggal 15 November 2020.

Writer DosenBahasa. 2017. “Mana Imbuhan Ke-An dan Contohnya dalam Kalimat.” diakses pada https://dosenbahasa.com/makna-imbuhan-ke-an-dan-contohnya-dalam-kalimat,  tanggal 13 November 2020.

Al Faqih Warsono. 2012. “Akhiran –er dalam bahasa inggris.” Diakses pada http://nonobahasainggris-smp.blogspot.com/2012/03/akhiran-er-dalam-bahasa-inggris.html?m=1, tanggal 13 November 2020.