Dalam UURI No. 9 tahun 2020, Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi tata tempat, tata upacara, dan tata pengormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan atau kedudukannya dalam negara, pemerintah, atau masyarakat.
Peran Protokol bisa dikatakan sebagai tonggak keberhasilan suatu acara yang akan dilaksanakan. Perannya sangat dibutuhkan dalam acara penting atau formal yang akan diselenggarakan setiap lembaga, instansi ataupun pemerintahan. Di samping itu, protokoler juga bagian yang melekat dari aktivitas institusi dan turut mewarnai budaya kerja terutama bagi petugas protokoler, yang sangat dekat perannya dalam mendukung tugas kepemimpinan, baik lokal maupun nasional
Peran protokol bukan sekedar penerima tamu yang mengatur atau mempersilahkan tamu duduk atau penyambutan tamu saja. Namun, Selain menjadi koordinator kegiatan, seorang protokol harus dapat menjalin komunikasi dengan beberapa pihak terkait, juga harus bertindak sebagai mediator bahkan harus mampu bersikap dengan baik dan tentunya harus berkordinasi dengan semua pihak yang terlibat. Sehingga dalam hal ini peran protokol akan menciptakan tata pergaulan yang mendekatkan satu sama lain dan dapat diterima oleh semua pihak, terciptanya upacara yang khidmat, megah, dan agung, serta terciptanya ketertiban dan rasa aman dalam menjalankan tugas.
Peraturan Keprotokolan setiap lembaga atau institusi berbeda-beda, aturan yang berlaku dibuat sesuai keadaan dan kepentingan yang dibutuhkan dalam lembaga atau institusi tersebut. Namun tetap peran protokoler sangatlah penting demi berjalannya acara sesuai dengan rencana terlebih ketika mengundang tamu-tamu penting dengan berbagai jabatan yang dimiliki.
Dalam Rofik, Saat di temui FaktaBMR.com, Sabtu (17/08/2019). Kasubag Protokol Kotamobagu, Novarita Damopolii, SE, mengatakan “Suatu Event kegiatan berjalan baik dan benar akan sangat tergantung pada protokoler, untuk itu kami juga selalu menjaga kekompakan tim,”
Menurutnya, jika tidak dikonsep dengan baik maka bisa mengakibatkan sebuah acara menjadi tidak baik dan bisa juga akan amburadul, untuk itu antar tim juga saling menjaga sinergitas dan kekompakan serta disiplin dan penuh tanggung jawab.
“Ada banyak hal yang tidak terduga dapat terjadi saat acara berlangsung, butuh kecekatan, naluri antisipatif dan spontanitas yang tinggi untuk mengatasi keadaan, ketelitian dan kecermatan karena itu juga sangat penting,” ungkapnya.
Dalam Redaksi Pelita yang ditulis Alwi, Kepala Bagian Humas dan Badan Kerjasama Industri Politeknik Negeri Lhokseumawe, Muhammad Hatta mengatakan Protokol itu merupakan asset strategis dan sebagai penasehat ahli bagi pimpinan lembaga atau instansi dalam hal mengatur dan mengarahkan kegiatan termasuk apa yang diinginkan oleh pimpinan suatu lembaga atau instansi. Selain itu, dalam kegiatan tersebut juga dipaparkan dalam penyelenggaraan kegiatan, protokol dapat mencermati hal-hal yang terikat dengan aturan atau ketentuan yang mempersyaratkannya.
Aktivitas atau kegiatan protokoler meliputi lima hal yaitu, Tata ruang, Tata upacara, Tata Tempat, Tata Busana, danTata Warkat. penjelasannya:
Pertama, Tata ruang adalah pengatur ruang atau tempat yang akan dipergunakan sebagai tempat aktivitas. Ruang harus dipersiapkan sesuai dengan ketentuan, tergantung dari jenis aktivitas. Tata ruang terdiri dari perangkat keras dan lunak. Perangkat keras, adalah berbagai macam perlengkapan yang diperlukan untuk maksud suatu kegiatan berupa meja, kursi/sofa, sound system/ public address, dekorasi, permadani, bendera, taman dan lain sebagainya. Sedangkan Perangkat lunak, antara lain personil yang terlibat dalam rangka pelaksanaan suatu kegiatan seperti, penerima tamu, pemandu acara, petugas keamanan, petugas konsumsi dan sebagainya.
Kedua, Tata Upacara adalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaimana suatu acara harus disusun sesuai dengan jenis aktivitasnya. Untuk keperluan itu harus diperhatikan: jenis kegiatan;bahasa pengantar yang dipergunakan; dan materi aktivitas. Supaya direncanakan siapa yang akan terlibat dalam kegiatan upacara, personil penyelenggara dan alat penunjang lain maka kesediaan mereka yang menyambut, jauh sebelumnya sudah dihubungi. Untuk kelancaran suatu "upacara" diperlukan seorang "stage manajer" yang bertugas menjadi penghubung antara pembawa acara dan pelaksana upacara.
Dalam Alwi, Kabag Peraturan Perundang-Undangan Biro Hukum dan Organisasi Kemenristekdikti, Syamsul Hadi mengatakan,“Tata upacara terdiri atas upacara bendera dan upacara bukan upacara bendera. Upacara bendera, yang diselenggarakan di PTN dan Kopertis dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh Kementerian,” “Sedangkan upacara bukan upacara bendera, diantaranya pelantikan pejabat dan serah terima jabatan di lingungan Kementerian serta upacara akademik di PTN yang meliputi penerimaan mahasiswa baru, wisuda, dies natalis, pengukuhan guru besar, pemberian gelar doctor kehormatan, dan upacara akademik lainnya yang ditetapkan oleh pimpinan PTN.”
Ketiga, Tata Tempat (Preseance), Kata preseance berasal dari bahasa Perancis atau dalam bahasa Inggris precende yang artinya urutan. Maksudnya disini adalah urutan berdasarkan prioritas, atau siapa yang lebih dulu. Secara keseluruhan, dapat diartikan preseance adalah ketentuan atau norma yang berlaku dalam hal tata duduk para pejabat, yang biasanya didasarkan atas kedudukan ketatanegaraan dari pejabat yang bersangkutan, kedudukan administratif/struktural dan kedudukan sosial. Tata urutan tempat duduk di Indonesia diatur dengan Keputusan Presiden nomor 265 tahun 1968.
Keempat, Tata busana adalah pakaian yang harus dikenakan pada suatu aktivitas protokoler, baik oleh para pejabat undangan ataupun pelaksana kegiatan.Tata busana harus ditentukan atau dicantumkan pada surat undangan yang dikirimkan baik formal maupun informal. seperti Pakaian Sipil Lengkap (PSL), , Pakaian Dinas Harian (PDH), Pakaian Nasional atau pakaian resmi organisasi (Dharma Wanita, Korpri), Toga (Untuk Perguruan Tinggi/lnstitut) dan lain-lain,
Kelima, Tata Warkat adalah pengaturan mengenai undangan yang akan dikirim untuk suatu kegiatan. Hal yang perlu diperhatikan ialah: daftar nama tamu, jumlah undangan, bentuk/format undangan, penulisan nama orang di undangan dengan memperhatikan gelar dan jabatannya, penjelasan peruntukkan undangan (apakah beserta suami/istri atau sendiri), kode undangan, dicantumkan ketentuan pakaian yang akan dikenakan, menentukan batas waktu penerimaan tamu, catatan dalam undangan agar memberitahukan kehadirannya atau ketidak hadirannya (RSVP yang merupakan singkatan: Respondez s’il vous plaiz), Undangan dikirim dalam waktu relatif tidak terlalu lama dengan waktu pelaksanaan kegiatan (seminggu sebelumnya hendaknya sudah terkirim).
Referensi:
Divisi 4 KPM Unpad. 2020. ”Pentingnya Peran dan Fungsi Protokol dalam suatu Kegiatan.” Diakses di https://kpm.unpad.ac.id/pentingnya-peran-dan-fungsi-protokol-dalam-suatu-kegiatan/ pada 26 November 2020.
Rofik, Ainur. 2019. “Protokoler Peran Penting Setiap Kegiatan.” Diakses di https://faktabmr.com/berita-utama/protokoler-peran-penting-setiap-kegiatan/ pada 26 November 2020.
Alwi. 2017. “Protokoler Miliki Peran Penting dalam Kegiatan.” Diakses di https://pelita8.com/protokoler-miliki-peran-penting-dalam-kegiatan/ pada 26 November 2020.
Bagian Protokol Dan Komunikasi Pimpinan (Kab.Buleleng). 2019. “Memahami Ruang Lingkup Keprotokolan.” Diakses di https://www.bulelengkab.go.id/detail/artikel/memahami-ruang-lingkup-keprotokolan-67 pada 26 November 2020.
Dewi, Rahma. 2019. “ Asas, Tujuan, Peranan dan Tugas Bagian Humas & Keprotokolan serta Fungsi Protokol.” Diakses di https://rahmadewischool1012.blogspot.com/2019/04/asas-tujuan-protokol-dan-peranan-serta.html pada 26 November 2020.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar